Tytuł oryginału

Secrets for Getting Things Done

Przekład

Liliana Grzegrzółka

Projekt polskiej wersji okładki MDESIGN Michał Duława | michaldulawa.pl

Redakcja

Dorota Śrutowska

Korekta

Joanna Wysłowska

Redakcja techniczna

Paweł Żuk

© Copyright by Vincent Harris 2014 r. Copyright © for the Polish edition by Wydawnictwo Studio EMKA

Warszawa 2017

Wszelkie prawa, włącznie z prawem do reprodukcji tekstów w całości lub w części, w jakiejkolwiek formie – zastrzeżone.

Wszelkich informacji udziela: Wydawnictwo Studio EMKA wydawnictwo@studioemka.com.pl www.studioemka.com.pl

ISBN  978-83-65068-68-2

Skład wersji elektronicznej:

konwersja.virtualo.pl

Spis treści

Wstęp

Strategia numer 1: Zaplanuj wszystko dzień wcześniej

Strategia numer 2: Używaj zasady 80/20

Strategia numer 3: Prawo wymuszonej efektywności

Strategia numer 4: Postrzegaj zadanie jako już wykonane

Strategia numer 5: Prowadź dziennik

Strategia numer 6: Poznaj prawdę o ocZekiwaniach

Strategia numer 7: Naucz się grać w grę „Ile mogę zrobić

Strategia numer 8: Wstań godzinę wcześniej, niż musisz

Strategia numer 9: Zrób porządek

Strategia numer 10: Zasada dziewięćdziesięciu dni na wyrobienie nawyków odpornych na zmiany

Strategia numer 11: Stwórz krzesło stresu i zmartwień

Strategia numer 12: Wysyłaj krótkie listy i dawaj prezenty

Strategia numer 13: Każdego wieczora przeanalizuj swój dzień

Strategia numer 14: Codziennie zrób co najmniej jedną rzecz, która wykracza poza twoją strefę komfortu

Strategia numer 15: Przyjmij filozofię „Jeśli jestem na czas, jestem spóźniony”

Strategia numer 16: Uzupełnij kratki, żeby osiągnąć sukces

Strategia numer 17: Twój umysł przetworzy informacje szybciej, niż myślisz

Strategia numer 18: Pozbądź się wszystkich folderów z mailami z wyjątkiem trzech

Strategia numer 19: Naucz się mówić „nie”

Strategia numer 20: Jedz lekki lunch

Strategia numer 21: Oszacuj czas i dodaj 50 procent

Strategia numer 22: Z góry powiedz ludziom, ile masz czasu

Strategia numer 23: Nie żyj według założeń; działaj na podstawie faktów

Strategia numer 24: Ćwiczenie z myszą

Strategia numer 25: Dlaczego afirmacje rzadko działają i mogą nawet wszystko pogorszyć (i co możesz z tym zrobić)

O autorze

Wszystkie rozdziały dostępne w pełnej wersji książki.

WSTĘP

W tej książce mam zamiar podzielić się z tobą dwudziestoma pięcioma różnymi strategiami i koncepcjami, które pomogą ci zrobić więcej ważnych rzeczy. Radykalnie zwiększą twoją efektywność, a jednocześnie zwielokrotnią energię, żebyś mógł wycisnąć z życia jak najwięcej oraz osiągnąć więcej szczęścia i wewnętrznego spokoju na każdym etapie swojej podróży przez życie.

Moja biblioteka jest pełna książek, filmów wideo, DVD i programów audio, a jej kompletowanie zaczęło się w tysiąc dziewięćset siedemdziesiątym ósmym roku od mojego pierwszego egzemplarza książki Myśl! I bogać się. Od wielu lat wierzyłem w to, o czym wspominał mówca Jim Rohn, że osoba, która nie czyta, nie jest w lepszej sytuacji niż ktoś, kto nie potrafi czytać. Tak więc gratuluję – bierzesz aktywny udział w swoim życiu poprzez ciągłą naukę i poznawanie nowych koncepcji.

W książce Myślenie strategiczne. O doprowadzaniu spraw do szczęśliwego końca znajdziesz rozwiązania. Na kolejnych stronach zaproponuję ci serię zaproszeń. Każda strategia, narzędzie czy technika, którymi się z tobą podzielę, będzie okazją, byś przyjął coś nowego i użytecznego. Czy zaakceptujesz każdą koncepcję? To bardzo nieprawdopodobne. Podejrzewam, że jesteś zbyt wyjątkowy jako istota ludzka, żeby zadziałało na ciebie szablonowe podejście. I właśnie dlatego dzielę się z tobą tak wieloma różnymi strategiami, byś mógł dokonywać wyborów i inteligentnie kształtować dostosowany do własnych potrzeb system, aby iść naprzód w szybkim tempie.

Na kolejnych stronach przeczytasz o rzeczach, które są niestandardowe lub nie są czymś, co twój nauczyciel od języka polskiego uznałby za odpowiednie. Jest ku temu powód. Ta książka została napisana po to, żeby przekazać ci strategie doprowadzania spraw do końca. Postanowiłem zrobić to na najgłębszym neurologicznym poziomie przetwarzania, jak tylko to możliwe. Zobaczysz na przykład zapis „3” zamiast „trzy”, jak jest zazwyczaj w innych książkach czy jak wymagał tego twój profesor lub nauczyciel. Dlaczego? Ponieważ kiedy czytasz, twój mózg przetwarza „3” zupełnie inaczej niż „trzy”. To właśnie dzięki tej różnicy w przetwarzaniu tego, co czytasz, zachodzi głęboki i ważny proces uczenia się. Myślę tutaj o tobie, a nie o tym, czy dostałbym dobrą ocenę, gdybym oddał mój rozdział do sprawdzenia.

W książce znajdziesz także inne, zaskakujące elementy. Pozwolę jednak, żebyś sam je odkrył, przechodząc przez proces poznawania strategii, które pozwolą ci osiągnąć w życiu więcej.

Strategia numer 1:

ZAPLANUJ WSZYSTKO DZIEŃ WCZEŚNIEJ

Zaniedbując przygotowania, przygotowujemy się na porażkę.

Benjamin Franklin

W latach dwudziestych dwudziestego wieku pewien dżentelmen, który nazywał się Ivy Lee, wszedł do biura Charlesa Schwaba, a z jego ust padło niecodzienne stwierdzenie. Powiedział: „Panie Schwab, jeśli pozwoli mi pan spędzić 15 minut z każdym z pana menedżerów, radykalnie poprawię ich efektywność”.

Schwab nie był głupi, a te słowa brzmiały jak stek bzdur. Jednakże Lee powrócił z propozycją, której nie sposób było się oprzeć. Tym razem rzekł: „Panie Schwab, jeśli pozwoli mi pan spędzić 15 minut z każdym z pańskich menedżerów, proszę tylko, aby za 90 dni wypisał mi pan czek na kwotę równą temu, ile było to dla pana warte”.

To była kusząca oferta. Schwab nie mógł jej odrzucić. Ivy Lee nie poświęcił jednak 15 minut na rozmowę z każdym menedżerem, a jedynie około 10. Dziewięćdziesiąt dni później Charles Schwab usiadł przy swoim biurku i wystawił mu czek na równowartość dzisiejszych 600 000 dolarów.

Sześćset tysięcy dolarów za spędzenie około 10 minut z każdym z menedżerów. Czy jesteś ciekaw, co Ivy Lee im powiedział? Ostrzegam cię, że jest to tak proste i tak łatwe do zrobienia, że ludzie po usłyszeniu zazwyczaj początkowo mówią: „Ach, to? Mogę TO zrobić!”. Jeśli taka właśnie myśl przyjdzie ci do głowy, kiedy za chwilę wyjawię ci ten sekret, proszę, abyś rozważył następujące pytanie: jeśli o tym wiesz, czy konsekwentnie to robisz?

Ivy Lee powiedział menedżerom: „Dzień wcześniej na kartce papieru napisz liczby od 1 do 6, a następnie zanotuj 6 najważniejszych rzeczy, które musisz zrobić następnego dnia”. Zasadnicza różnica między listą, jaką sugerował Ivy Lee, a wszystkimi innymi listami jest taka: trzeba zapisać tylko 6 najważniejszych rzeczy, które trzeba wykonać kolejnego dnia i które dotyczą ogólnego celu czy misji na dany tydzień.

Prawdopodobnie już dostrzegasz, że taki spis zdecydowanie różni się od przeciętnej listy, jaką robiłeś w przeszłości. Najczęściej ludzie po prostu zapisują, cokolwiek przyjdzie im do głowy, i nie mierzą tego ani nie porównują do czegokolwiek, co ma znaczenie. Notują, co przychodzi im na myśl, a są to na ogół najpilniejsze lub niecierpiące zwłoki rzeczy do zrobienia. To, jak się później przekonasz, może prowadzić do kłopotów. Kolejnym błędem, które się popełnia, tworząc listę, jest zapisywanie więcej niż 6 punktów. Czasami podczas warsztatów czy seminarium ktoś podnosi rękę i mówi: „Vince, ja już korzystam z listy i ona tak naprawdę nie działa”. Niezmiennie, kiedy pytam: „Ile rzeczy jest zazwyczaj na twojej liście?”, otrzymuję odpowiedź, że 12, 15, a nawet 20. Takie liczby wywołują chaos. Powodem, dla którego rzeczy stają się przytłaczające w liczbie 12, 15 czy 20, jest coś, co George Miller zbadał w latach sześćdziesiątych dwudziestego wieku. Napisał pracę pod tytułem The Magical Number Seven, Plus Or Minus Two, która opisywała to, co odkrył na temat ludzkiej świadomości. Według Millera nasza świadomość jest zdolna do zachowania tylko od 5 do 9 fragmentów informacji w danej chwili. Jeśli jest ich więcej, czujemy się przytłoczeni, zagubieni i bardzo szybko wszystkie mogą się nam pomieszać. Tak więc lista 12, 15 czy 20 rzeczy do zrobienia działa na naszą niekorzyść, jeśli chodzi o zwiększanie naszej efektywności.

Zanim pójdziemy dalej, zapamiętaj, że Ivy Lee powiedział, żeby zapisać liczby od 1 do 6, a następnie zanotować 6 najważniejszych rzeczy, które musisz zrobić następnego dnia, i które mają związek z twoim ogólnym celem czy zadaniem na dany tydzień. Przed stworzeniem listy przyglądasz się wówczas kolejnym 5 czy 7 dniom i zadajesz sobie pytanie: jaka jest pierwsza najważniejsza rzecz do zrobienia związana z celem, projektem lub wynikiem, by udało się je osiągnąć w tym tygodniu? Notujesz zadania dopiero wtedy, gdy masz pewność, że naprawdę są one ważne dla uzyskania zaplanowanego przez ciebie wyniku.

A oto naprawdę trudna część tego, co Ivy Lee powiedział menedżerom Charlesa Schwaba. Rzekł on: „Wykonane zadania skreślcie z listy. Te, których nie zrobicie danego dnia, umieśćcie na początku listy na kolejny dzień”. Pozwól, że zadam ci następujące pytanie: czy kiedykolwiek zapisałeś ponownie na listę na kolejny dzień coś, co miałeś zrobić wcześniej, ale nie zabrałeś się do tego?

Najczęściej tego nie robimy i łatwo przewidzieć, co dzieje się dalej, nieprawdaż? Czy zwrot „co z oczu, to z serca” brzmi znajomo? Ivy Lee wiedział coś ważnego na temat ludzkiej świadomości. Jeśli nie mamy czegoś przed oczami, nie będziemy o tym myśleć. Rozwiązaniem tego problemu, zaproponowanym przez Lee, jest przeniesienie niewykonanego zadania na listę rzeczy do zrobienia na kolejny dzień.

Czy kiedykolwiek, sporządzając listę, pomyślałeś nagle o czymś, co już zrobiłeś tego ranka? Zapomniałeś już nawet o tym zadaniu, ale przypomniało ci się podczas tworzenia listy i wpisałeś je na nią tylko po to, żeby móc ten punkt od razu skreślić? Ja tak robię. Bardzo lubimy wykreślać z listy rzeczy zrobione i mieć dobre samopoczucie z powodu wykonanego zadania. Ivy Lee o tym wiedział. Zdawał sobie również sprawę z tego, że wykreślanie zadań po ich wykonaniu będzie budzić pozytywne odczucia związane z osiąganiem zamierzonego celu. Za każdym razem, kiedy odhaczamy punkt, który właśnie zrealizowaliśmy, dosłownie łączymy to silne uczucie radości z realizacją zadania. Stwierdzenie, że metoda Ivy’ego Lee, by tworzyć sześciopunktową listę, sprawiła różnicę w moim życiu, byłoby niedomówieniem. Mogę z całą pewnością powiedzieć, że napisanie pierwszej książki prawdopodobnie nie miałoby miejsca, gdybym codziennie nie myślał o sześciu najważniejszych rzeczach, które miałem do zrobienia, i nie zapisywał ich dzień wcześniej. To proste, skuteczne i działa.

Strategia numer 2:

UŻYWAJ ZASADY 80/20

Istnieje 10 złotych zasad udanej kariery, z których coraz częściej dominuje zasada 80/20. Zwycięzcy w każdej dziedzinie prawie z definicji znają sposoby, żeby 20 procent wysiłku przyniosło 80 procent wyników.

Richard Koch

Wiele lat temu włoski ekonomista Vilfredo Pareto odkrył coś, co dla umiejętności zwiększania efektywności jest odpowiednikiem paliwa rakietowego. Pareto przyjrzał się swojemu krajowi i zdał sobie sprawę, że 80 procent bogactwa było w rękach tylko 20 procent ludzi. Zafascynowało go to, a kiedy zaczął patrzeć na inne obszary życia, wszędzie zauważał ten stosunek: 80 do 20. Jestem pewien, że jeśli przeanalizujesz własne życie i swoją produktywność, także go odkryjesz.

Na przykład w większości organizacji 80 procent sprzedaży pochodzi od 20 procent handlowców. Z każdych 100 handlowców w jakiejkolwiek firmie tylko 20 sprzedaje więcej niż trzy czwarte wszystkich produktów lub usług sprzedawanych każdego miesiąca. Pozostałych 80 ludzi razem wziętych sprzedaje tylko 20 procent wszystkiego, co jest sprzedawane w danym miesiącu. Jeśli spojrzysz na jakikolwiek portfel akcji, zauważysz, że około 80 procent jego wartości pochodzi z 20 procent akcji w tym portfelu, a pozostałe 80 procent akcji stanowi tylko 20 procent wartości tego portfela. 80 procent kradzieży w sklepie jest popełnianych przez 20 procent złodziei sklepowych, a pozostałe 20 procent to sprawka pozostałych 80 procent złodziejaszków. 80 procent ciasteczek sprzedawanych przez gromadę skautek zostanie sprzedanych jedynie przez 20 procent z nich, natomiast pozostałe 20 procent ciasteczek zostanie sprzedane przez pozostałe 80 procent dziewczynek. Jeśli dobrze się przyjrzysz, odkryjesz, że zasada 80/20 ma zastosowanie prawie wszędzie.

A gdybyś przestudiował własne życie i odkrył, że 80 procent otrzymywanych przez ciebie wyników pochodzi tylko z 20 procent tego, co robisz? Sądzę, że prawdopodobnie chciałbyś się bardziej skupić na wykonywaniu tych 20 procent rzeczy, które odpowiadają za 80 procent twoich efektów.

To właśnie chciałbyś zrobić. Z drugiej strony, co by się stało, gdybyś zobaczył, że 80 procent podejmowanych przez ciebie każdego dnia działań przyczynia się tylko do 20 procent otrzymywanych rezultatów? Czy przestałbyś robić niektóre z tych rzeczy, zdając sobie sprawę, że w ogólnym rozrachunku wiele twoich zachowań to strata czasu?

Problem u większości ludzi polega na tym, że nie mają pojęcia, które ich działania czy zachowania naprawdę sprawiają różnicę, a które nie. Nie wiedzą, które 8 czynności z 10 prowadzi do zaledwie 20 procent wszystkich osiąganych wyników, a które 2 z 10 odpowiadają za gigantyczne 80 procent ich rezultatów.

Najlepszym odkrytym przeze mnie sposobem, żeby poradzić sobie z tym dylematem, jest sporządzenie listy wszystkich rzeczy, które musisz zrobić podczas pracy nad jakimś zadaniem. Przyjmijmy, że masz jakiś projekt i zapisujesz wszystko, co będzie musiało zostać wykonane, żeby go zrealizować. Powiedzmy, że wymyślasz 100 czynności. Bez względu na to, co wykoncypowałeś, podziel tę liczbę przez 5. W tym przypadku, gdy masz na liście 100 punktów, po podzieleniu tej liczby przez 5 wyjdzie ci 20. 20 ze 100 rzeczy, czynności, działań do zrealizowania. To jest twoja liczba wynikająca z zasady 80/20. Zatem 100 podzielone przez 5 daje 20. To oznacza, że musisz bardzo dokładnie przejrzeć listę 100 pozycji i poszukać na niej tych 20 rzeczy, które dadzą 80 procent wyników założonych przez ten projekt.

Możesz tak zrobić w przypadku prawie wszystkiego. Użyłem liczby 100 jedynie jako przykładu, ponieważ łatwo z nią pracować. Jeśli masz na liście 10 punktów i podzielisz je przez 5, otrzymasz liczbę 2. To oznacza, że z listy 10 czynności musisz wykonywać tylko 2, a niepotrzebnie angażujesz się w 10 działań. Jeśli liczbę spraw, które rozpatrujesz, podzielisz przez 5, zawęzisz listę działań, jakie musisz podjąć. W tym przypadku, używając 10 jako przykładu, otrzymasz 2. Miałeś 10 zadań, które należało wykonać. Tylko 2 z nich, tylko 2, przyczyniają się do osiągnięcia 80 procent wyników, jakie zaplanowałeś, tworząc całą listę.

Gdy wykorzystasz tę zasadę chociażby w przypadku jednego projektu lub celu, który masz do zrealizowania, zaczniesz ją instynktownie stosować już zawsze. Zobaczysz bowiem wyraźnie, jak jest skuteczna i jak dużą sprawia różnicę. Docenisz owoce, które zasada 80/20 przynosi. Mówiąc inaczej, otrzymasz informację zwrotną: „TAK! To działa tak dobrze, że nie mogę sobie wyobrazić, jak radziłem sobie do tej pory bez tego!”.

Kiedy zaczniesz działać według zasady 80/20, twoje cele staną się dużo łatwiejsze do osiągnięcia. Będziesz patrzeć na listę zadań, które musisz wykonać, okiem chirurga. Skupisz się na szczegółach, na które wcześniej nie zwracałeś uwagi. Zdasz sobie sprawę, że wiele rzeczy, które robiłeś w przeszłości, myśląc, że są ważne, a które stresowały cię, teraz możesz zepchnąć na drugi plan, ponieważ wcale nie mają dużego znaczenia.

A teraz pozwól, że wyjaśnię jeszcze jedną sprawę. Koncentrowanie się na najważniejszych działaniach nie oznacza, że pozostałych rzeczy z listy nigdy nie podejmiesz. Nie, po prostu przekładasz je na później, by zrobić je za jakiś czas. Możesz starać się wykonać większość zadań z listy, ale zazwyczaj nie będziesz w stanie zrobić wszystkiego. Warto, byś zrezygnował wówczas z tych czynności, które są najmniej ważne pod względem ich wkładu w ostateczny rezultat. Kiedy określisz i zidentyfikujesz najważniejsze 20 procent czynności, zachowań i technik, będziesz mógł się na nich skupić.

Powtarzanie jest matką nauki, dlatego ponownie przyjrzyjmy się tej stronie równania, którą ignoruje większość ludzi mówiących o zasadzie 80/20. Należy pamiętać, że jeśli prawdziwy jest fakt, że 20 procent czynności odpowiada za 80 procent wyników, wtedy prawdą jest także to, że 80 procent działań i zachowań przyczynia się tylko do 20 procent rezultatów.

Mogę jeszcze dodać, że właśnie tymi zadaniami przejmują się ludzie, którzy pomimo naprawdę ciężkiej harówki zawsze mają problemy i nie osiągają swoich celów. Na ogół dzieje się tak, ponieważ nie rozumieją zasady 80/20. Skupiają się na pracy nad 80 procentami zadań, które odpowiadają tylko za 20 procent wyników.

Skoncentruj się na tych 20 procentach, które przynoszą prawie wszystko, a twoje życie ulegnie zmianie.